Política de tratamiento de datos personales
OFISCOL.COM SAS · NIT 901426794 · Vigente desde el 1 de marzo de 2025
Esta política explica qué datos personales trata OFISCOL.COM SAS, para qué, con quién los comparte y cómo puedes ejercer tus derechos. Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que los reglamentan y complementan.
1. Responsable del tratamiento
- Razón social: OFISCOL.COM SAS
- NIT: 901426794
- Sitio web: www.ofiscol.com
- Correo para consultas, reclamos y solicitudes: info@ofiscol.com
2. A quién aplica y en qué calidad actuamos
Aplica a las personas que usan el portal y las herramientas de OFISCOL (entre ellas CalendApp) y a las personas cuyos datos esos usuarios cargan en ellas.
- Como Responsable, tratamos los datos de quienes crean una cuenta, contratan una suscripción o nos escriben.
- Como Encargado, tratamos los datos que nuestros clientes cargan sobre sus propios contribuyentes, trabajadores y terceros (por ejemplo, el NIT y el correo de una empresa a la que el contador le lleva los impuestos). Para esos datos el Responsable es el cliente, que debe contar con la autorización de sus titulares; nosotros solo los tratamos para prestarle el servicio y siguiendo sus instrucciones.
3. Qué datos tratamos
| Grupo | Ejemplos |
|---|---|
| Tu cuenta | Nombre, correo electrónico, celular, contraseña (guardada transformada con scrypt, nunca en texto plano) |
| Tu suscripción | Plan contratado, fechas de pago y facturación. Los datos de pago los procesa la pasarela de pagos |
| Lo que cargas | Contribuyentes (nombre, NIT, correo, teléfono, dirección), tareas, actas, documentos y archivos, datos de trabajadores y nóminas |
| Uso del servicio | Fechas de acceso, dirección IP, dispositivo y registros técnicos de seguridad y errores |
No solicitamos datos sensibles (salud, origen étnico, afiliación política, biométricos). Si tu trabajo te lleva a cargar alguno, por ejemplo una incapacidad en una nómina, es tu decisión y los tratamos con las mismas medidas de seguridad, solo para prestarte el servicio. El servicio no está dirigido a menores de edad.
4. Para qué usamos los datos
- Crear y administrar tu cuenta y prestarte el servicio contratado.
- Autenticarte y proteger la seguridad de tu cuenta y de la información.
- Enviarte avisos del servicio: vencimientos, tareas asignadas, códigos de acceso y cambios importantes.
- Facturar, cobrar y atender obligaciones contables y tributarias.
- Darte soporte y atender tus solicitudes.
- Mejorar el servicio con estadísticas de uso que no te identifican.
- Enviarte novedades o promociones, solo si lo autorizas; puedes dejar de recibirlas cuando quieras.
- Cumplir la ley y atender requerimientos de autoridades competentes.
5. Autorización
Al crear tu cuenta nos autorizas, de forma previa, expresa e informada, a tratar tus datos para estas finalidades. Puedes revocar esa autorización o pedir la supresión de tus datos cuando quieras, salvo que la ley o un contrato nos obliguen a conservarlos.
6. Tus derechos
Como titular de los datos tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Pedir prueba de la autorización que nos diste.
- Saber cómo hemos usado tus datos, cuando lo pidas.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios y garantías legales.
- Acceder gratuitamente a tus datos personales.
7. Cómo ejercer tus derechos
Escríbenos a info@ofiscol.com indicando tu nombre, un medio para responderte, qué quieres (consulta, corrección, supresión, revocatoria) y, si es un reclamo, los hechos y los documentos que lo respaldan. Si tu solicitud es de una persona distinta de ti, adjunta el poder o la prueba de que puedes actuar en su nombre.
| Trámite | Plazo para responderte |
|---|---|
| Consulta | Máximo 10 días hábiles. Si no podemos, te avisamos el motivo y la nueva fecha, que no pasará de 5 días hábiles más |
| Reclamo (corrección, supresión, revocatoria) | Máximo 15 días hábiles. Si no podemos, te avisamos el motivo y la nueva fecha, que no pasará de 8 días hábiles más |
Si el reclamo está incompleto, te pediremos lo que falta dentro de los 5 días siguientes; si pasan dos meses sin que lo completes, lo entendemos desistido. Solo puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado este trámite con nosotros.
8. Con quién compartimos los datos y dónde se procesan
No vendemos tus datos. Para operar el servicio usamos proveedores que los tratan por encargo nuestro, algunos fuera de Colombia. Con ello hacemos una transmisión internacional de datos a países que no son Colombia, y la autorización que nos das al registrarte la cubre.
| Proveedor | Para qué | País |
|---|---|---|
| Vercel | Alojar la aplicación | Estados Unidos |
| Neon | Base de datos | Estados Unidos |
| Cloudflare (R2) | Archivos que subes y copias de seguridad | Estados Unidos |
| Anthropic | Funciones con IA (marcadas con ✨) | Estados Unidos |
| Brevo | Correos de avisos del servicio | Francia |
| Google (Firebase) | Notificaciones en el celular | Estados Unidos |
| MailerLite | Correos promocionales, solo si los autorizas | Lituania |
| Pasarela de pagos | Cobro de suscripciones | Colombia |
Funciones con IA. Cuando usas una función con IA, enviamos a Anthropic el texto que escribes o dictas para que pueda responder. En CalendApp no enviamos tu base de datos: las respuestas se arman en nuestro sistema con tus datos y solo viaja lo que dictas o escribes. Las funciones de IA de otras herramientas (por ejemplo, explicar una liquidación o analizar estados financieros) envían además los datos de lo que le pides analizar, y solo cuando tú activas esa función. Según los términos comerciales de Anthropic, lo que enviamos por su API no se usa para entrenar modelos, y el contenido no se conserva más allá de un plazo corto (hasta 30 días), salvo que la ley lo exija.
También podemos entregar datos a una autoridad que lo exija legalmente.
9. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos: conexión cifrada, contraseñas guardadas de forma irreversible, verificación en dos pasos, bloqueo temporal tras intentos fallidos de contraseña, permisos por usuario y por contribuyente, y copias de seguridad cifradas. El detalle está en nuestro documento «Seguridad y protección de la información». Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, te avisaremos y avisaremos a la autoridad cuando la ley lo exija.
10. Cuánto tiempo conservamos los datos
Conservamos tus datos mientras tengas una cuenta y después durante el tiempo que la ley nos exija, por ejemplo por obligaciones contables y tributarias. Cuando pides suprimirlos, los borramos de la aplicación; pueden quedar en las copias de seguridad hasta 8 semanas, hasta que esa copia se reemplaza.
11. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 1 de marzo de 2025. Si la cambiamos, publicaremos la nueva versión en el portal y, si el cambio es importante, te avisaremos por correo.